Sind Deine Daten richtig gesichert?

Solange alles funktioniert, denkt kaum jemand darüber nach

Im geschäftlichen Alltag verlassen wir uns selbstverständlich auf Computer, E-Mail-Postfächer und Websites. Angebote werden verschickt, Aufträge bestätigt, Rechnungen empfangen und Kundendaten gespeichert. Die Technik funktioniert meistens zuverlässig, und solange alles läuft, gibt es wenig Anlass, sich darüber Gedanken zu machen. Dabei reicht schon ein versehentlich gelöschter Ordner, ein defekter Computer oder eine fehlgeschlagene Aktualisierung, um wichtige Daten zu verlieren. Besonders ärgerlich wird es, wenn Unterlagen fehlen, die Du noch Jahre später benötigst – etwa bei einer steuerlichen Prüfung oder einer Auseinandersetzung mit einem Kunden. Neben dem technischen Risiko gibt es eine zweite Frage: Werden Deine geschäftlichen Unterlagen so aufbewahrt, wie es die gesetzlichen Vorschriften verlangen? Denn selbst wenn heute noch sämtliche Daten vorhanden sind, bedeutet das nicht automatisch, dass sie auch ordnungsgemäß archiviert werden. Die gute Nachricht: Auch kleine Unternehmen können mit überschaubarem Aufwand für zuverlässige Datensicherung und Archivierung sorgen.

Datensicherung und Archivierung sind zwei verschiedene Dinge

Eine Datensicherung hilft Dir, verlorene oder beschädigte Daten wiederherzustellen. Fällt beispielsweise Dein Computer aus, kannst Du mit einer aktuellen Sicherung möglichst schnell weiterarbeiten. Viele Sicherungssysteme ersetzen ältere Kopien regelmäßig durch neue, damit der benötigte Speicherplatz begrenzt bleibt. Ein Archiv hat eine andere Aufgabe. Es soll bestimmte Dokumente und Informationen langfristig, vollständig, nachvollziehbar und vor unzulässigen Veränderungen geschützt aufbewahren. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe sowie bestimmte Verträge. Je nach Art der Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, häufig sechs, acht oder zehn Jahre. Das Problem: Ein normales Backup erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch. Werden ältere Sicherungen überschrieben oder Dokumente aus dem aktuellen Datenbestand gelöscht, können auch wichtige Unterlagen verloren gehen. Eine geeignete Archivierung muss dagegen sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige Informationen während der vorgeschriebenen Fristen erhalten und bei Bedarf auffindbar bleiben.

Was wir für Deine Website und Deine E-Mails tun

Wenn Du Deine Website und E-Mail-Postfächer über uns betreibst, sorgen wir im Rahmen unserer technischen Möglichkeiten für eine zusätzliche Absicherung. Unsere freiwilligen Serversicherungen dienen dazu, die Website und die Mailumgebung nach einer technischen Störung möglichst kurzfristig wiederherstellen zu können. Diese Sicherungen sind jedoch nicht für die langfristige Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen ausgelegt. Außerdem sind wir selbst auf die funktionierende Technik unseres Hosting-Providers angewiesen. Eine erfolgreiche Wiederherstellung lässt sich deshalb nicht unter allen Umständen garantieren. Unsere technischen Sicherungen sind somit eine zusätzliche Hilfe für den Notfall, aber kein Ersatz für Deine eigene betriebliche Datensicherung oder eine gesetzeskonforme Archivierung. Für die Sicherung und ordnungsgemäße Aufbewahrung Deiner Geschäftsdaten bist Du als Unternehmer selbst verantwortlich.

Besonders wichtig: Deine geschäftlichen E-Mails

Nicht jede E-Mail muss jahrelang archiviert werden. Entscheidend ist ihr geschäftlicher Inhalt und die daraus folgende Aufbewahrungspflicht. Reine Terminabsprachen oder belanglose Mitteilungen gehören beispielsweise normalerweise nicht dazu. Ein gut gefülltes Postfach ist aber noch kein geeignetes Archiv. Auch das Herunterladen der Nachrichten auf Deinen Computer stellt nicht automatisch sicher, dass sie vollständig, unverändert und über Jahre hinweg nachvollziehbar aufbewahrt werden. Besondere Aufmerksamkeit verdienen elektronische Rechnungen. Hier kann es erforderlich sein, die ursprünglichen elektronischen Daten einschließlich ihrer strukturierten Bestandteile aufzubewahren. Ein Ausdruck auf Papier oder eine nachträglich erzeugte PDF-Datei genügt dafür nicht immer. Für solche Aufgaben gibt es spezielle E-Mail-Archivierungssysteme, die Nachrichten regelbasiert erfassen, langfristig aufbewahren und bei Bedarf wieder auffindbar machen.

So kannst Du Deine Daten zuverlässig schützen

Du brauchst keine eigene IT-Abteilung und musst auch kein Computerexperte sein, um eine vernünftige Datensicherung einzurichten. Viel wichtiger ist ein Konzept, das zu Deinem Betrieb passt und im Alltag möglichst automatisch funktioniert.

Zuerst: Welche Daten sind wichtig?

Überlege, welche Informationen Du unbedingt benötigst, um Deine Arbeit fortsetzen zu können. Dazu gehören beispielsweise Angebote, Rechnungen, Kundendaten, Projektdateien, E-Mails und gegebenenfalls Deine Website-Inhalte. Berücksichtige dabei auch Daten, die in Cloud-Diensten oder auf mobilen Geräten gespeichert sind. Eine einfache Frage hilft: Welche Informationen würden Dir fehlen, wenn morgen Dein Computer ausfällt oder ein E-Mail-Postfach gelöscht wird?

Regelmäßige Backups einrichten

Eine Sicherung, an die Du jeden Abend selbst denken musst, wird früher oder später vergessen. Deshalb solltest Du nach Möglichkeit automatische Backups einsetzen. Geeignet sind beispielsweise externe Festplatten, Netzwerkspeicher oder spezielle Online-Backup-Dienste. Bewährt hat sich die sogenannte 3-2-1-Regel: Wichtige Daten sollten insgesamt dreimal vorhanden sein, also im Original und in zwei Sicherungskopien. Dabei sollten möglichst unterschiedliche Speichermedien verwendet werden und mindestens eine Kopie an einem anderen Ort liegen. Wichtig ist außerdem, dass zumindest eine Sicherung vor versehentlichem Löschen, Schadsoftware und unbefugten Veränderungen geschützt ist.

Geschäftsdokumente und E-Mails archivieren

Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen benötigst Du eine geeignete Archivierungslösung. Das kann ein Dokumentenmanagementsystem, eine spezielle E-Mail-Archivierung oder ein entsprechender Dienstleister sein. Solche Lösungen helfen dabei, Unterlagen vollständig aufzubewahren, Veränderungen zu verhindern oder nachvollziehbar zu machen und Dokumente auch nach Jahren schnell wiederzufinden. Achte bei der Auswahl darauf, dass die Lösung die für Deinen Betrieb geltenden Anforderungen unterstützt. Eine als „GoBD-konform“ beworbene Software allein genügt nicht. Auch die richtige Einrichtung, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Arbeitsabläufe gehören dazu.

Cloud-Speicher nicht mit Backups verwechseln

Cloud-Dienste sind praktisch, weil Du Dateien auf verschiedenen Geräten bearbeiten und mit anderen teilen kannst. Viele dieser Dienste synchronisieren jedoch lediglich die Datenbestände. Löschst Du versehentlich eine Datei oder wird sie durch Schadsoftware beschädigt, kann diese Änderung auf andere Geräte übertragen werden. Deshalb solltest Du Dich nicht allein auf die Synchronisation verlassen. Prüfe, welche Wiederherstellungsfunktionen Dein Cloud-Anbieter bereitstellt, und sorge gegebenenfalls für zusätzliche unabhängige Sicherungen.

Gelegentlich die Wiederherstellung testen

Selbst das beste Sicherungsprogramm nützt wenig, wenn Du im Ernstfall nicht auf Deine Daten zugreifen kannst. Teste deshalb gelegentlich, ob sich Dateien tatsächlich wiederherstellen lassen. Bewahre außerdem Zugangsdaten und notwendige Wiederherstellungsschlüssel sicher auf.

Welche Technik ist für kleine Unternehmen sinnvoll?

Für einen einzelnen Arbeitsplatz kann bereits ein gutes Backup-Programm mit einer externen Festplatte eine brauchbare Grundlage sein. Die Sicherung sollte automatisch erfolgen, und mindestens eine Kopie muss getrennt vom Computer aufbewahrt werden. Wenn mehrere Computer im Betrieb genutzt werden, kann sich ein Netzwerkspeicher (NAS) anbieten. Solche Geräte, beispielsweise von Synology oder QNAP, können Daten verschiedener Arbeitsplätze zentral und automatisch sichern. Wichtig ist allerdings, dass auch der Netzwerkspeicher selbst durch zusätzliche, unabhängige Backups geschützt wird. Hinweis am Rande: Hier könnte ich behilflich sein. Eine weitere Möglichkeit sind Online-Backup-Dienste, die verschlüsselte Sicherungen außerhalb Deines Betriebs speichern. Das kann insbesondere bei Diebstahl, Brand oder größeren technischen Schäden hilfreich sein. Hier solltest Du auf Datenschutz, Speicherort, Vertragsbedingungen und die Möglichkeiten zur Wiederherstellung achten. Für die langfristige Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kommen Dokumentenmanagementsysteme und E-Mail-Archivierungslösungen infrage. Je nach Anbieter lassen sie sich lokal betreiben oder als Dienst nutzen. Häufig können sie mit vorhandenen E-Mail-Programmen und Büroanwendungen zusammenarbeiten.

Du musst Dich dabei nicht auf eine einzige Technik festlegen. Ein kleiner Betrieb kann beispielsweise seine Arbeitsplatzdaten automatisch auf einem Netzwerkspeicher sichern, eine zusätzliche verschlüsselte Kopie außer Haus aufbewahren und für geschäftliche E-Mails einen spezialisierten Archivierungsdienst nutzen. Entscheidend ist nicht die Zahl der eingesetzten Programme, sondern dass sie zusammenpassen, zuverlässig funktionieren und Deine Anforderungen erfüllen.

Gut gesichert arbeitet es sich entspannter

Die meisten Datenverluste kündigen sich nicht vorher an. Umso beruhigender ist es, wenn Du weißt, dass wichtige Dokumente zuverlässig gesichert sind, geschäftliche Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden und sich Deine Daten im Notfall wiederherstellen lassen. Dafür sind weder riesige Investitionen noch komplizierte technische Konstruktionen notwendig. Oft genügen wenige, sinnvoll kombinierte Maßnahmen, um die Datensicherheit in einem kleinen Unternehmen erheblich zu verbessern.