Wenn Sie eine Software suchen, um kleine oder große Firmen zu organisieren und alle Informationen zu bündeln, sollten Sie sich unbedingt die Intranet- oder Group-Software Group-Office ansehen.
Im Jahr 2013 habe ich bereits einen begeisterten Artikel über Group-Office der kleinen niederländischen Firma „Intermesh“ geschrieben. Zu dem Zeitpunkt habe ich das Programm erst ein gutes Jahr selbst verwendet und kam zu dem Schluss, Group-Office sei aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Jetzt verwende ich Group-Office seit mehr als sieben Jahren und kann nur sagen: Ich weiß nicht, wie es eigentlich vorher ging. Diese Groupware ist bei mir und einigen Kunden im ständigen Einsatz und verwaltet alles: Mails, Adressen, Korrespondenz, Aufgaben, Termine, Dateien, Rechnungen, Supporttickets, Zeiterfassung und etliches mehr.
Funktionell erledigt Group-Office nach wie vor alles, was täglich anfällt. Regelmäßig gibt es Updates, Fehler und Sicherheitslücken werden zeitnah behoben. So hätte es weitergehen können, wenn nicht im Laufe der Zeit die Benutzeroberfläche etwas altmodisch wäre, insbesondere die Verwendung mit Smartphones und Tablets war ungünstig bis schwierig. Und genau hier hat sich mit der Version 6.x Grundlegendes geändert: Die Oberfläche wurde vollständig überarbeitet und macht jetzt nicht nur auf dem Desktop-Rechner noch mehr Spaß, sondern funktioniert auch uneingeschränkt auf Tablets und mit leichten Einschränkungen auf Smartphones. Dabei haben die Macher sehr bewusst auf Apps für die verschiedenen Systeme verzichtet. Nicht, dass sie es nicht probiert hätten: Der Funktionsumfang von Group-Office ist einfach derart mächtig, dass es sich sinnvoll gar nicht auf bunte Klick-Apps übertragen lässt.
„Butter bei die Fische“: Was kann Group-Office nun eigentlich?
Einfache Antwort: Alles, was eine Groupware- oder Intranet-Lösung können muss und etliches mehr, als die meisten Mitbewerber können. Und das eleganter, praktischer und mehr an der Praxis orientiert. Aber der Reihe nach. (Klicken Sie auf ein Bild, wenn Sie den Screenshot besser sehen möchten).
Übersicht: Alles Wichtige auf einen Blick
Der klassische Startbildschirm von Group-Office, den jeder Benutzer nach seinen Vorstellungen einstellen kann. Man kann sich die Mails eines bestimmten Postfachs anzeigen lassen, Termine, Aufgaben, anstehende Geburtstage, Ordnerinhalte, Dateien, Projekte oder definierte Arbeitsabläufe.
Die E-Mail-Zentrale
Group-Office funktioneller Mailbrowser, in dem beliebig viele Postfächer abgefragt werden können. Bis hierhin wäre das nichts Besonderes, der Clou ist die Möglichkeit der Verknüpfung. Mit der rechten Maustaste lässt sich jede Mail speichern, und zwar als Datei auf dem Computer, als eine Mail innerhalb von Group-Office, als Termin, Notiz, Aufgabe, Projekt oder Ticket. Und es geht noch weiter: Die Mail kann verknüpft werden mit bestehenden Aufgaben, Dateien, anderen Mails, Adressen, Links, Notizen, Projekten, Terminen u. v. a. Ich habe bislang noch nichts Besseres zum Archivieren und Zuordnen von Mails gesehen.
Die Terminplanung
Der Kalender von Group-Office bietet alles, was man heute von einem professionellen Terminkalender erwarten kann. Die Übersichten lassen sich mit einem Klick für einen Tag, eine Arbeitswoche, eine Kalenderwoche, einen Monat oder als Liste anzeigen. Die Termine lassen sich exportieren und als iCalendar-Link ausgeben. Das Kalendermodul verfügt über eine ausgefeilte Rechteverwaltung, sodass man seine Terminanzeigen für andere freigeben oder Termine anderer Benutzer einsehen kann. Selbstverständlich beherrscht der Kalender Einladungen und Benachrichtigungen, wenn mehrere an einem Termin teilnehmen sollen.
Aufgabenverwaltung
Auch die Aufgabenverwaltung in Group-Office entspricht dem, was man von dieser Funktion erwarten darf, und durchaus ein wenig mehr. Selbstverständlich kann man ein Start- und Enddatum einstellen, kann sich zu einem Datum und einer Uhrzeit erinnern lassen, ein Erledigungsstatus ist möglich, eine erweiterte Beschreibung, Prioritäten. Aufgaben lassen sich nach verschiedenen Kriterien wiederholen und entsprechende Rechte vorausgesetzt, kann man Aufgaben anderen Benutzern zuweisen. Wer sehr viele Aufgaben hat, kann diese über Aufgabenlisten und Kategorien sortieren.
Firmenadressen und Kontakte: Die Informationszentrale von Group-Office
Auch hier bleiben kaum Wünsche offen: Group-Office legt getrennte Firmenadressen und Kontakte an, die Kontakte können als Mitarbeiter einer Firma zugeordnet werden. Jede Adresse kann durch einen Klick schnell in Google Maps angezeigt werden, hilfreich bei der Besuchsplanung. Zur besseren Übersicht lassen sich die Adressen über Adressbücher und -listen kategorisieren und damit automatisch auch für den Versand von Rundmails vorbereiten. In jeder Adresse werden auch die zuvor verknüpften Mails, Aufgaben, Termine usw. angezeigt. Eine bessere Gesamtübersicht ist kaum denkbar.
Die Dateiverwaltung als digitale Bibliothek (Pro)
Group-Office kann alle möglichen Dateien in einer sauberen Ordnerstruktur und mit einer ausgefeilten Rechtezuweisung verwalten. Sie können Mitarbeitern, Kunden oder Interessenten Zugriff auf Ordner oder einzelne Dateien ähnlich wie in Dropbox erlauben: über einen kryptischen Link, mit oder ohne Passwort und mit oder ohne Ablaufdatum. Sie können zu Dateien beliebige Kommentare hinterlassen, eine Datei durch einen Klick als E-Mail versenden und es gibt sogar ein Versionssystem. Zudem können Sie auf die Dateien auch über WebDAV zugreifen, als wenn Ihr Dateibereich eine virtuelle Festplatte wäre.
Zentrale Lesezeichen
Als Alternative zu den Lesezeichen im Browser, die nur der jeweilige Benutzer sehen kann, bietet Group-Office eine zentrale Verwaltung von Lesezeichen. Die Links können Themen zugewiesen, mit Kommentaren und eigenen Grafiken versehen werden.
Selbstverständlich hat auch diese Funktion ein umfangreiches Rechtesystem, sodass Lesezeichen privat wie auch für Gruppen und einzelne Benutzer abgelegt werden können.
Volltextsuche in Dokumenten (Pro)
Group-Office hat mehrere Suchfunktionen: Es kann in E-Mails gesucht werden, dann über den gesamten Datenbestand (archivierte Mails, Adressen u. v. m.). Die leistungsfähigste ist sicherlich die Volltextsuche in den abgelegten Dokumenten. Sämtliche Dokumente werden täglich indexiert und stehen für die Volltextsuche zur Verfügung, ob PDF, Word-Dateien oder weitere. Die Suche ist aufgrund der Indexierung rasant, die passenden Dokumente werden in einer Liste angezeigt und rechts davon eine Voransicht in reinem Text, wobei die Fundstellen farblich hervorgehoben werden.
Beliebige Notizen sauber sortiert
Eine Stärke von Group-Office ist die findesichere Speicherung von Informationen. Für alles, was nicht direkt etwa einer Adresse oder einem Projekt zugeordnet werden kann, bietet sich die Notizfunktion an. Man kann Themenbereiche anlegen, denen man Notizen zuordnet. Auch hier gibt es natürlich die bekannte Rechteverwaltung und besonders vertrauliche Informationen lassen sich mit einem Passwort verschlüsseln. Notizen können mit anderen Informationen verknüpft oder mit Kommentaren versehen werden. Eine tolle Funktion für eine interne Wissensdatenbank.
Supportsystem über Tickets (Pro)
Wer häufig Kundensupport bieten muss, wird sich über das Ticketsystem in Group-Office freuen. Kunden können dieses System direkt aufrufen oder es per E-Mail adressieren, ebenso können eingehende Mails zu einem Ticket umgewandelt werden. Es können Supporter zugewiesen werden, Tickets können verschiedene Stati haben (Offen, Gelöst usw.), die sich individuell anlegen lassen. Am Schluss können die Tickets abgerechnet und in die Fakturierung übernommen werden. Der Kunde hat den gesamten Verlauf der Problemlösung im Blick und kann über das Internet darauf zugreifen.
Fakturierung bequem integriert (Pro)
Wem eine normale Fakturierung ohne großen Schnickschnack reicht, ist mit dem in Group-Office integrierten System gut bedient. Rechnungen lassen sich manuell anlegen, aber auch aus dem Ticketsystem und der Projektverwaltung auf Knopfdruck generieren. Das Modul beherrscht auch Angebote und ein funktionelles Mahnwesen. Sind alle Daten hinterlegt, sind auch Kosten- und Gewinnanalysen möglich. Stapelverarbeitungen sind möglich, ebenso der Export zu weiterführenden Finanzprogrammen und der Import von Kontoauszugsdaten für ein automatisiertes Buchungs- und Mahnsystem.
Leistungsfähige Projektverwaltung (Pro)
Die Projektverwaltung ist ein hochinteressantes Modul in der täglichen Arbeit. Es lassen sich zu jeder Firma Projekte und Unterprojekte anlegen, natürlich alle dazugehörigen Mails und weitere Dokumente verknüpfen, Zeiteinträge hinterlegen usw. Wenn man möchte, kann der Kunde Zugriff auf sein Projekt haben und unter anderem Daten beisteuern. Was er sehen kann, lässt sich über die bereits mehrfach gelobte umfangreiche Rechteverwaltung steuern. Die Projektsteuerung von Group-Office arbeitet nahtlos mit der Zeiterfassung und der Fakturierung zusammen.
Zeiterfassung (Pro)
Zu einer Zeiterfassung muss man eigentlich nicht viel sagen: Man kann Arbeitszeiten automatisch protokollieren oder manuell hinzufügen und einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen, mit Kommentaren versehen und bei Bedarf Reisedistanzen hinzufügen. Erwähnenswert ist, dass die Zeiterfassung über mehrere Tage erfolgen und eine Pause eingegeben werden kann.
Group-Office übergibt alle Daten an die Projektverwaltung, wo die Zeiten nahtlos fakturiert werden können, da die Stundensätze der Mitarbeiter in den Stammdaten abgelegt werden.
Es gibt weitere Module – und noch mehr verspricht man sich durch die Community
Neben den oben genannten Hauptpunkten gibt es weitere Funktionen, die unbedingt genannt werden müssen. Heute bedeutungsvoll ist die Möglichkeit der Synchronisation der wichtigsten Daten wie der E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen mit dem Smartphone. Das funktioniert hier seit Jahren reibungslos über ActiveSync, Group-Office verhält sich dabei wie ein Exchange-Server. Enthalten ist weiter eine Urlaubsverwaltung, die allerdings über Arbeitsstunden arbeitet und nicht über Tage. Das mag ungewohnt sein, funktioniert am Ende aber reibungslos. Und dann gibt es noch Schnittstellen zu einem Chat, zu Google-Drive, Dropbox, einem Diskussionsforum und etliche weitere. Einige der Funktionen werden durch Intermesh mitgeliefert, andere kommen durch eine aktive Community. Mit der Version 6 möchte man sich durch eine vollständige Open-Source-Lösung noch mehr der Community öffnen und verspricht sich weitere Synergie-Effekte.
Ich habe viel Intranet-, Groupware- oder Collaboration-Software gesehen. Aber Group-Office scheint mir definitiv die beste Wahl.
Ganz einfach auf dem eigenen Server — dank „Docker“
Bislang war Group-Office eine serverbasierte Lösung, die nur mit etwas Know-how in einer Linux-Umgebung installiert werden konnte. Jetzt gibt es eine Unterstützung für sogenannte Docker-Container. Ich will das an dieser Stelle nicht weiter erläutern, wichtig ist nur eines: Damit lässt sich Group-Office einfach auf sogenannten NAS-System wie einer Synology installieren, sofern diese Docker unterstützt. Spezialkenntnisse sind nicht mehr notwendig. Ich werde in einem anderen Beitrag auf die fantastischen Möglichkeiten hinweisen, die eine Synology-Station als lokaler Server auch für kleine Betriebe bietet. Damit haben Sie alle Ihre Daten für wenig Geld einfach und sicher auf Ihrem eigenen Server im Büro.
Zusammenfassung: Die Möglichkeit der Verknüpfung ist gar nicht hoch genug einzuschätzen
Meine Begeisterung ist unverkennbar, ich brauche sie nicht wiederholen. Group-Office ist ein sehr rundes, leicht bedienbares und ausgereiftes System, das nun mit einer stark verbesserten Benutzeroberfläche seinesgleichen sucht. Group-Office ist ein vollständiges Intranet oder Extranet, Groupware oder Kollaborationssystem.
Ganz besonders hebt es sich aber von seinen Mitbewerbern durch die Möglichkeit hervor, Daten miteinander verknüpfen zu können. Erst dadurch werden eigentlich nüchterne Daten zu verständlichen Gebilden: Auf einen Blick können Sie sehen, welche Mails Sie mit einem Kontakt hatten, welche Aufgaben, Termine und Projekte hinterlegt sind und welche Kommentare hinterlassen wurden. So wird aus einem Kontakt eine vorstellbare Person.
Mir sind in den vergangenen Jahren Vorbehalte begegnet, ein so wichtiges System von einer kleinen Firma zu beziehen. Ich kann darauf entgegnen, dass nichts sicher ist. Ich beschäftige mich seit beinahe dreißig Jahren mit solchen Softwarelösungen. Dabei habe ich große Firmen ihre Produkte klanglos einstellen oder untergehen sehen. Größe steht schon lange nicht mehr für Sicherheit. Warum sollte eine kleine Firma, die mit Herzblut bei der Sache ist, nicht länger bestehen? Meine kleine Firma gibt es auch schon seit mehr als 40 Jahren durch alle Höhen und Tiefen hindurch. Haben Sie Vertrauen.
Und was kostet der Spaß?
Erfreulich sind auch der überschaubare Preis und die Folgekosten. Wer mit den rudimentären Funktionen auskommt und weder Synchronisation, Zeiterfassung, Projekte oder gar die Verknüpfungen usw. benötigt, kann die Software kostenlos verwenden. Es ist, wie bereits angedeutet, Open Source.
Für die professionelle Version, um die eine Firma ernsthaft nicht herumkommen wird, verlangt Intermesh 399 €, für die Fakturierung kommen 199 € hinzu und für die Dokumentenverwaltung 299 €. Darin eingeschlossen sind Support und Updates für ein Jahr. Wenn man Support und Update weiterführen möchte, sind jährlich 199 € für das Grundsystem, 99 € für die Fakturierung und 149 € für das Dokumentensystem fällig. Im Vergleich zu ähnlichen Systemen sehr faire Preise. Alternativ gibt es auch die Cloud-Lösung, bei der man ein bei Intermesh laufendes System mietet. Die Kosten betragen ab 10 € pro Person und Monat. Die Bezugsquelle finden Sie hier.
Interview mit Merijn Schering
Merijn Schering ist der Gründer und Inhaber von Intermesh, einer kleinen Firma aus dem niederländischen 's-Hertogenbosch.
Merijn, Group-Office gibt es bereits seit 2003. Was war der Grund, dass Du und Dein Team das Programm entwickelt haben und wie siehst Du die Ziele in der Zwischenzeit?
Im Jahr 2000 habe ich in einer kleinen Maschinenbaufirma gearbeitet, die eine Menge an CAD-Zeichnungen erstellt hat. Wir hatten die Idee, ein digitales Archiv dafür zu entwickeln. So haben wir mit der Dateiverwaltung angefangen. Als das funktionierte haben wir kurzfristig Module wie ein Adressbuch, Kalender und E-Mail hinzugefügt. Damit war Group-Office geboren! Nach 2001 hatten wir eine Rezession und wir waren gezwungen, das Geschäft einzustellen.
Ich habe vorgeschlagen, Group-Office auf SourceForge unter der GPL Open-Source-Lizenz freizugeben. Währenddessen habe ich weiter Maschinenbau studiert, bekam aber viel positives Feedback zu Group-Office und wollte neue Funktionen entwickeln. Nach dem Studium begann ich mit Intermesh und arbeitete in Vollzeit an Group-Office.
Group-Office hat sich über die Jahre – ich kenne es seit 2011 – zu einem ausgereiften Produkt entwickelt. Was hat Dich zu den drastischen Veränderungen im Aussehen und teilweise in den Funktionen veranlasst?
Wir hatten um 2008 herum mit der Programmierumgebung ExtJS3 gearbeitet und das war damals großartig, um Group-Office zu entwickeln. Aber die Zeit vergeht, die Umgebung begann zu veralten und wir hatten immer noch kein vernünftiges Interface, das auf allen mobilen Geräten funktioniert.
Ich hatte die Idee, von vorn anzufangen. Aber dieser Weg erwies sich als falsch. Group-Office ist ein umfangreiches System und die komplette Neuentwicklung würde mit unserem kleinen Team viel zu lange dauern. Die Kunden müssten zu lange warten und würden dann mit einem radikalen Upgrade konfrontiert. Im vergangenen Jahr haben wir uns für einen anderen Weg entschieden. Wir werden das bestehende Group-Office auf moderne Standards umgestalten. Es wird eine solide und standardisierte Server-API haben, die die Möglichkeit eröffnet, Apps von Drittanbietern zu verbinden und in Zukunft unsere eigenen Apps zu schreiben. Außerdem modernisieren wir den Webclient mit einem modernen Aussehen und einer ansprechenden Benutzeroberfläche für mobile Geräte.
Du hast angekündigt, dass mit dieser Version der Fokus auf der Open-Source-Idee liegt. Was hat Dich dazu veranlasst und was erwartest Du davon?
Mit dem alten Modell einer Community- und einer Professional-Version konnte man den Eindruck gewinnen, die Open-Source-Variante sei nur eine abgespeckte Variante des realen Produktes. Jetzt ist die Vision der Open-Source-Version klar. Wir werden Geld mit der Unterstützung der Kunden verdienen, mit dem Hosting des Cloud-Services und mit zusätzlichen geschäftsorientierten Modellen.
Es gibt etliche Mitbewerber von kleinen bis zu hohen Anforderungen und für kleine bis große Unternehmen. Wo siehst Du euer Produkt, was ist eure Haupt-Zielgruppe?
Group-Office ist für ein breites Publikum geeignet. Unsere Kunden variieren von Einzelunternehmen bis zu Universitäten mit 20.000 Benutzern. Group-Office eignet sich hervorragend auch für große Organisationen. Unsere Geschäfts-Module wie Projektverwaltung und Abrechnung sind eher für kleine bis mittlere Unternehmen geeignet.
Einige Konkurrenzprodukte sind, trotz teilweise geringerer Leistung und komplexerer Bedienung, zumindest in Deutschland besser bekannt als Group-Office. In vielen öffentlichen Auflistungen von CRM, ERP, Groupware, Intranet usw. taucht Group-Office nicht einmal auf. Dies erstaunt angesichts des lange am Markt befindlichen und ausgereiften Produktes. Woher kommt das und wie wollt ihr das ändern?
Wir sind ein kleines Team von Technikern und keine Marketingspezialisten. Ich hoffe, dass das neue Update einen Schub gibt und ich werde versuchen, Leute zu inspirieren, über Group-Office zu schreiben.
Visuell ansprechende, funktionell aber sehr überschaubare Cloud-Lösungen überschwemmen den Markt. Wo siehst Du die Vorteile von Group-Office?
Group-Office zeichnet sich durch eine große Auswahl an Funktionen und Flexibilität aus. Man kann alle Office-Tools in einem System haben. Group-Office ist schnell, sicher und bietet schon durch den technischen Ansatz viel Sicherheit. Man behält die Kontrolle über die Daten, indem man sie selbst hostet. Unsere Lösung zur Dokumentenbearbeitung speichert alle Daten auf dem gesicherten Server, anstatt sie mit allen Benutzergeräten zu synchronisieren.
Mit der neuen Version gibt es auch eine Installation für die Virtualisierungssoftware „Docker“. Dies macht die Installation und Wartung besonders auf einem System wie der Synology Box zu einem Kinderspiel. Damit wird das System für kleine Unternehmen interessant. Siehst Du dort einen speziellen Markt?
Ja, weil ich denke, dass die Menschen sich zunehmend mit Datenschutzproblemen bei den großen Cloud-Unternehmen befassen. Ich denke, dass Dezentralisierung durch Selbsthosting für viele Unternehmen interessant ist. Group-Office ist dafür ideal!
Wie sieht die künftige Entwicklung des Produktes aus?
Wir werden zuerst alle Module einzeln umgestalten. Wir arbeiten gerade an neuen Datei- und Adressbuchmodulen für Version 6.4. Wir werden weitere Dienste für die Bearbeitung von Dokumenten wie Google Drive und LibreOffice integrieren. Wir werden auch ein komplett neues Projekt- und Abrechnungssystem erstellen.
Merijn, vielen Dank für das Gespräch und viel Erfolg.